Documentation Assistant

Documentation Assistant

Klein Willebroek, België

Wat doet een Documentation Assistant precies bij Keppel Seghers? Bij elk waste-to-energy project komen telkens weer duizenden technische documenten kijken. Van ontwerptekeningen tot technische fiches en van handleidingen tot materiaallijsten. Deze moeten allemaal correct worden beheerd en tijdig opgeleverd. Je werkt nauw samen met andere collega’s uit het team, met projectingenieurs en ook met projectmanagers. Daarbij bewaar jij het overzicht over je eigen projecten en die van het team én werk je mee aan verbeteringen van de workflows & tools.
Je belangrijkste taken als Documentation Assistant
  • Je houdt dagelijks de documentatie up-to-date in ons intern Document Management Systeem - Lotus Notes - en werkt ook in verschillende externe Document Management Systemen.
  • Inkomende documenten registreer je volgens de projectrichtlijnen die zijn bepaald bij de opstart van het specifieke project
  • Daarna zorg je voor noodzakelijke aanpassingen of wijzigingen zodat deze documenten correct en tijdig verstuurd kunnen worden naar alle betrokkenen, zowel intern als extern
  • Aan het einde van een project zorg jij voor de opmaak van de finale projectdocumentatie en handleidingen voor de klant. Zo kan de overdracht vlot & correct gebeuren.
  • Dagelijks werk je samen met de project ingenieurs en projectmanagers
  • Naast het beheer van je project bewaar jij ook mee het overzicht over andere projecten van je collega’s
  • Tot slot werk je actief mee aan de standaardisatie van documenten en verbetering van workflows.
 
Onze ideale Documentation Assistant
  • Heeft al enkele jaren ervaring binnen een administratieve functie in een complexe omgeving
  • Werkt vlot met document management systemen en andere tools in het kader van administratief beheer (Lotus Notes, MS Excel en Word)
  • Bewaart het overzicht over het eigen werk en helpt collega’s om prioriteiten te stellen en acties te bepalen in het kader van hun projecten
  • Krijgt snel inzicht in processen en tools zodat je kan meewerken aan verbeteringen
 
Waar je goed in bent
  • Je werkt gestructureerd en hebt oog voor detail
  • Je bewaart het overzicht over je eigen en andermans werk
  • Je bent een betrouwbare teamspeler
  • Je krijgt zaken voor elkaar
  • Je krijgt energie in plaats van nieuwe systemen en processen
  • Je communiceert vlot in zowel het Nederlands als het Engels

De stappen van ons wervingsproces

hiring process

Ontmoet enkele van onze collega's

Evelien

Mechanical Designer

Nicolas

Sales & Business Development Manager

Marina

Proposal Manager

Lieselot

Process Engineer