Hoe verlopen turnkey projecten? Deel 1: de Proposal fase

23 nov 2020

Als innovatieve Waste-to-Energy technologieleverancier werken wij continu aan diverse projecten wereldwijd, waaronder ook “turnkey” projecten. In een vierdelige reeks willen we meer inzicht geven in het verloop van zo’n turnkey project. In deze blog starten we bij natuurlijk bij stap één: het Proposal. Je ontdekt hoe tijdens deze stap een 'Waste-to-Energy'-project tot stand komt en wat wij, als technologieleverancier, doen om het project te winnen. Tot slot gaan we dieper in op de overdracht van dergelijk project aan de projectmanager.

Fase 1: Projectontwikkeling

Het voortraject van een Waste-to-Energy project is een enorme puzzel waarvan diverse stukken op het juiste moment in elkaar moeten passen.

Dit proces wordt geleid door één of meerdere consultants in opdracht van de opdrachtgever. Die opdrachtgever kan een overheidsorganisatie zijn zoals vb. een stad, een stadstaat, provincie of publieke afvalverwerker. Het kan ook een publiek-private samenwerking zijn of een privaat bedrijf. Covanta, Veolia, Viridor en Suez zijn daarvan enkele bekende voorbeelden.
 

Wat zijn de belangrijkste puzzelstukken van het contract?


Ten eerste is er een afvalcontract en energieafnemer nodig. Het eerste contract verzekert de toestroom van huishoudelijk afval om de Waste-to-Energy plant permanent te voorzien van afval dat kan omgezet worden in energie. Het tweede contract zorgt ervoor dat deze opgewekte energie wordt afgenomen.

Ten tweede is de locatie en inplanting belangrijk. Een dergelijke plant moet passen binnen de ruimtelijke ordening. Dit resulteert tot slot in een goedgekeurde bouwaanvraag die rekening houdt met de impact op de omgeving en het milieu. Zo wordt er onder andere een environmental impact assessment uitgevoerd.
 
Daarnaast moet de opdrachtgever ook voor een sluitende financiering zorgen van het project. Waste-to-Energy projecten kosten snel ettelijke honderden miljoenen of miljarden euro’s wat betekent dat het zoeken naar financiering heel wat voeten in de aarde heeft.
 
Vanuit Keppel Seghers zijn onze Business Development Managers tijdens deze fase actief aanwezig in de markt om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingsstatus en succeskansen van nieuwe Waste-to-Energy projecten. Wij gaan zelf op zoek naar of worden gecontacteerd door lokale partners die op vlak van kennis, technologie of activiteiten complementair zijn met ons. Op dat moment wordt ook de samenwerkingsvorm besproken: bieden we aan als joint-venture of gaan we in een relatie aan als contractor-subcontractor. Hierin spelen uiteraard diverse aspecten zoals aansprakelijkheid, grootte van levering, plaats van het project, structuur van het project en ga zo maar door.

Turnkey Projecten 1


Fase 2: Het lastenboek en ons proposal

Er is een Waste-to-Energy project dat kan ontwikkeld worden! Wat nu?

Tijdens de 2e fase zal de opdrachtgever een lastenboek uitschrijven waarop wij ons proposal zullen aanbieden. Zoals eerder aangegeven kan het zijn dat wij rechtstreeks, via een partner als subcontractor of samen met één of meerdere partners in een consortium aanbieden.

Vanaf dit moment wordt één van onze Proposal Managers verantwoordelijk voor dit specifiek proposal. Hij of zij coördineert het volledige proces, stelt een tijdlijn op en zorgt voor een technisch & commercieel competitief aanbod. De Proposal Manager wordt hierin vanzelfsprekend ondersteund door heel wat collega’s; Process engineers zorgen voor de procesberekeningen en dimensioneringen. Ook vanuit andere disciplines zoals mechanicel, electrical, instrumentation, piping, automation,... wordt meegewerkt om tot een proposal design van de Waste-to-Energy installatie en haar componenten te komen. Onze ingenieurs zijn van A tot Z betrokken bij de projecten. A is in dit geval meewerken aan de proposal en Z is de finale afname van het project door de klant.

Hoe ziet zo’n lastenboek eruit?

In de meeste gevallen gaat het om een dossier van enkele duizenden pagina’s. Om een idee te geven: het kernlastenboek van Het Waste-to-Energy Power Island-project dat we momenteel uitvoeren in HongKong was zo'n vijftal dikke ringmappen groot.

Ten eerste is er het commercieel contract. Vergelijk het met de vastgoedakte. Dit contract behandelt aspecten zoals aansprakelijkheid, commerciële voorwaarden en force majeure: het duidelijk omschrijven van omstandigheden die wel of niet in rekening worden gebracht bij eventuele vertragingen, stopzettingen,... tijdens het project. Verder beschrijft het commercieel contract ook de verzekerings- en financieringsverplichting.

Ten tweede worden de selectiecriteria en het selectieproces nauwkeurig toegelicht in het lastenboek met bijhorende percentages in kader van de beoordeling. Dit kan bijvoorbeeld gaan over referentieprojecten, proces garanties, kostprijs, methode van aanpak en impact op het milieu.

Last but not least zijn er natuurlijk de technische specificaties in het contract. Wat zijn de vereisten op vlak van de technologische oplossing en welke minimum rendementen en resultaten moet een leverancier minstens kunnen garanderen.

Proposal ingediend! Wat nu?

Keppel Seghers

Fase 3: Onderhandeling en gunning

De laatste fase in het proposal proces zijn de onderhandelingen en de finale gunning. Op basis van de ingediende proposals zal de opdrachtgever een evaluatie doen. Dan begint men te onderhandelen met de de meest belovende potentiële leverancier, de zogenaamde preferred bidder. Daarbij wordt zowel op technisch, commercieel als contractueel vlak nog verder onderhandeld en bijgeschaafd.

Als de onderhandelingsfase succesvol verloopt zal de opdrachtgever trachten over te gaan tot financial close. Op dat moment valt het plaatje perfect in elkaar en kan het project officieel opstarten.

Het project wordt nu overgedragen aan een Project Manager die verantwoordelijk wordt voor de verdere uitwerking & oplevering van het project.