Hoe verlopen turnkey projecten? Deel 2: het Projectmanagement

30 apr 2021

Als innovatieve Waste-to-Energy technologieleverancier werken wij continu aan diverse projecten wereldwijd, waaronder ook “turnkey” projecten. In een vierdelige reeks willen we meer inzicht geven in het verloop van zo’n turnkey project. De proposal fase verduidelijkten we al eerder. Nu is het tijd om het projectmanagement te verduidelijken. We gaan dieper in op de "hand over" na de gunning, het opvolgen van de voortgang en gaan verder naar de site activiteiten die we in de 3e blog zullen toelichten. 


Hand over van Proposal naar Project Manager 

Nadat de proposal manager lange tijd de spil is geweest neemt nu de project manager de leiding. Dit gebeurt dankzij een zogenaamde ‘hand over’ van het Waste-to-Energy project van de proposal aan de project manager.
Niet dat de hij/zij pas nu kennismaakt met het project. In de praktijk was de project manager reeds sneller betrokken om samen met de proposal manager de bid rond te krijgen in de laatste fase voor de gunning van het project. Dit kan bvb. gaan om het nalezen van technische of commerciële contractdocumenten. Sneller instappen heeft bovendien het bijkomend voordeel dat de project manager een vliegende start kan nemen. Verder begrijpt de project manager ‘de geest’ van het contract of de achtergrond van sommige beslissingen en gevoeligheden voor de klant of onszelf over bepaalde aspecten veel beter.
 
Het gebeurt soms dat we het project reeds opstarten vooraleer er een finaal getekend contract is. Sommige deadlines in het lastenboek zijn immers zó krap dat het praktisch onhaalbaar is om die deadlines in de fase van projectuitvoering te halen zonder voorafgaandelijk met de engineering te starten. In dit geval gaan we tijdens uitwerken van de offerte al een stap verder met de basic engineering en lay-outs van P&ID’s en PFD’s.
 
De formele overdracht gebeurt sowieso dankzij de ‘hand over note” en wordt daarna gevolgd door diverse kick-offs.
Keppel_projectmanagement-(1).jpg


Opstarten met de klant, leveranciers én collega's

Wat is nu zo’n ‘hand over note’: het is dé bron waar alle projectinformatie terug te vinden is. Het vormt de leidraad voor een interne kick-off meeting waarmee - onder leiding van de project manager - het project in uitvoering gaat. Zo worden vanzelfsprekend de projectscope en de aankoopstrategie die bepaald is tijdens de proposal fase besproken. Verder worden ook mogelijke valkuilen en uitdagingen tijdens de uitvoering van het project toegelicht.
 
Ook extern is er een kick-off moment voorzien. Dit gaat meestal om meerdere dagen die gevuld zijn met meetings om het kader te bepalen. Dit vindt zowel plaats met de klant alsook met de partners. Daarbij gaat het niet alleen over de technische aspecten en planning van het project. Met heel wat contactpersonen zal je de komende maanden en zelfs jaren immers nauw samenwerken om de Waste-to-Energy plant te realiseren. Het intermenselijke aspect en “de relatie” is dan ook erg belangrijk. Het is verder ook essentieel om tot een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling te komen in functie van de scope verdeling. Indien wij de zogenaamde “penhouder” zijn is KSBe sowieso het first line of contact naar de klant.

Opvolgen & bijsturen

Van zodra het project ‘loopt’ is het essentieel om met alle betrokkenen in nauw contact te blijven en de voortgang van het project te bewaken. Dit gebeurt via ad hoc contacten, maar ook via specifieke meetings in kader van het project.
 
Een typisch voorbeeld daarvan zijn de zogenaamde IPPM’s: Internal Project Progress Meetings. Tijdens deze meetings met alle betrokken collega’s zoals project engineers, procurement, project planning, document controllers,... worden de juiste prioriteiten gesteld in functie van de projectplanning. Het biedt ook tijd en ruimte om tot oplossingen te komen voor bepaalde issues en bezorgdheden.
 
Verder zijn er ook regelmatig meetings met de klant of partners. Deze meetings worden vanuit KSBe niet altijd door de project manager, maar ook door teamleaders of senior engineers geleid.
Een typisch voorbeeld van tussentijdse meetings met klanten zijn dan weer de zogenaamde “design liaison meetings”. Rond een specifiek thema of moment in het project werken we in workshops samen met alle betrokken ingenieurs en medewerkers om issues te bespreken en bepaalde cruciale knopen door te hakken.
 
Sporadisch gebeurt het dat het de klant één van de leveranciers wenst te bezoeken. Dit gaat meestal over kritisch equipment zoals het verbrandingsrooster, de boiler of de rookgaswassing. Samen bezoeken we dan de workshop van de leverancier. Een andere optie is een zogenaamd referentiebezoek waarbij de klant een andere Waste-to-Energy plant bezoekt om zo een beeld te krijgen van bepaalde technische oplossingen.
 
Als project manager is het vooral belangrijk om een duidelijk overzicht te bewaren over het project. Vermijden dat er bepaalde vertragingen ontstaan enerzijds en anderzijds ook een gevoel van betrokkenheid geven en aanspreekpunt zijn voor je collega’s. De nadruk ligt als vooral op het technische en coördinerende aspect. Als het gaat over contractuele aspecten is er de ondersteuning van de contract manager die toeziet op het naleven van en bespreken van discussies van de terms & conditions van het project . Als het gaat over financiële aspecten bewaart onze collega project finance manager het overzicht. Die kijkt toe op het budget , toetst bestellingen af tov budget, bewaakt de forecast cashflow, maakt cash planningen, ….

 


De site start op

Ondertussen is het dan ook tijd geworden de site activiteiten aan te vatten. De voorbereidingen voor de constructiewerken starten op de werf. Het ganse verloop van een turnkey "on site" behandelen we in een volgend blogartikel. We bekijken daar ook hoe het projectmanagement verdergaat. 

Wil jij ook meer weten over Waste-to-Energy, onze projecten en technologie? Check dan zeker de 20 boeiende vragen & antwoorden uit onze Ingenieurs op de Rooster quiz